Henkilötietojen käsittely muissa kuin lainkäyttöasioissa

1 Yleistä

Tämä tiedonanto koskee korkeimman hallinto-oikeuden ulkopuolisten henkilöiden henkilötietojen käsittelemisen kokonaisuutta muissa kuin lainkäyttöasioissa. Korkeimman hallinto-oikeuden henkilöstön henkilötietojen käsittelyä koskee erillinen tiedonanto.

Tiedonannon tarkoituksena on antaa tietojen käsittelyä koskevia sekä muita voimassaolevan tietosuojaa koskevan lainsäädännön edellyttämiä tietoja rekisteröidyille. Tiedonanto on saatavilla korkeimman hallinto-oikeuden internetsivustolta (www.kho.fi) sekä ilmoitustaululta.

2 Rekisterinpitäjä

Korkein hallinto-oikeus
Postiosoite: PL 180, 00131 Helsinki
Käyntiosoite: Fabianinkatu 15, 00130 Helsinki
Puhelinnumero: 029 56 40200
Sähköposti: korkein.hallinto-oikeus@oikeus.fi

3 Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö

Jenny Rebold
Kansliapäällikkö
Puhelinnumero: 029 56 40200 (vaihde)
Sähköposti: korkein.hallinto-oikeus@oikeus.fi

4 Tietosuojavastaava

Satu-Maarit Tarkkanen
Tietopalvelupäällikkö
Puhelinnumero: 029 56 40200 (vaihde)
Sähköposti: korkein.hallinto-oikeus@oikeus.fi

5 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeudellinen peruste

Korkeimmassa hallinto-oikeudessa käsitellään tietoja tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohdan mukaisesti rekisterinpitäjän lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi sekä saman artiklan 1 kohdan e alakohdan mukaisesti yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi ja rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.

Korkeimmasta hallinto-oikeudesta virkaa tai virkasuhdetta hakevien henkilöiden tietoja voidaan käsitellä muun ohella tuomioistuinlaissa, korkeinta hallinto-oikeutta koskevassa lainsäädännössä, turvallisuusselvityslaissa tai virkamiehiä koskevassa lainsäädännössä säädettyjen perusteiden mukaisesti.

Korkeimmassa hallinto-oikeudessa voidaan lisäksi käsitellä henkilötietoja, joita korkeimman hallinto-oikeuden henkilökuntaan tai lainkäyttöasioiden osapuoliin kuulumattomat henkilöt ovat ilmoittaneet korkeimmalle hallinto-oikeudelle vapaaehtoisesti. Tiedot on voitu toimittaa esimerkiksi korkeimman hallinto-oikeuden toimintaa koskevien tietojen tai asiakirjojen saamiseksi, korkeimmassa hallinto-oikeudessa käymistä varten tai muussa vastaavassa tarkoituksessa.

6 Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja käsiteltävistä henkilötietoryhmistä

Rekisteröityjen ryhmiä ovat:

• viranhakijat
• palkkionsaajat
• ulkopuoliset matkustajat
• vieraat
• vuokranantajat
• tietopyyntöjen tekijät
• rekisteröidyn oikeuksia koskevien kyselyiden tekijät
• myyntilaskuasiakkaat
• ostolaskujen toimittajat tai edunsaajat
• tuomioistuimen tiloissa toimivat ulkopuoliset henkilöt
• käyttäjärekistereihin tallennettavat ulkopuoliset henkilöt
• henkilöt, joille haetaan kunniamerkkiä; sekä
• henkilöt, joiden tiedot on tallennettu tiedotteiden, raporttien tai vastaavien asiakirjojen jakelua varten

Kerättävät henkilötiedot voidaan jaotella seuraaviin henkilötietoryhmiin:

Henkilön yksilöintitiedot:
Henkilön nimi, virkanimike, syntymäaika, henkilötunnus, henkilönumero, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, pankkitiedot, kansalaisuus, äidinkieli ja sukupuoli.

Viranhakijatiedot:
Esimerkiksi koulutus- ja työkokemustiedot, muut hakijan hakemuksensa tueksi toimittamat tiedot kuten nimikirja/ansioluettelo, koulu- ja opintotodistukset, työtodistukset, hakijan ilmoittamat suosittelijat, muut työnhakuun ja virantäytön ehtoihin liittyvät tarpeelliset tiedot sekä soveltuvuusarviointien tiedot.

Maksatustiedot:
Palkkiot, matkakorvaukset, myynti- ja ostolaskutiedot, vuokranantajatiedot, palautukset, verotiedot ja ulosottotiedot.

Muut tiedot:
Järjestelmien käyttövaltuudet, turvallisuusselvitystiedot, tilaisuuksien osallistujatiedot ja matkatiedot. Kameravalvonta.

7 Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan pääosin rekisteröidyltä itseltään. Muita säännönmukaisia tietolähteitä ovat:

• sopimukset (organisaation yhteyshenkilöt)
• ulosottoviranomainen (ulosottotiedot)
• suojelupoliisi (turvallisuusselvitystiedot)
• kamera- ja kulunvalvonta
• Tuomioistuinvirasto
• tuomarinvalinta- ja -koulutuslautakunta
• muut tuomioistuimet
• oppilaitokset
• työnhakijan työnantajat
• kuntien työvoimapalvelut
• vakuutusyhtiöt
• siviilipalveluskeskus
• Palkeet
• Vuokranantajat

8 Vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai luovutetaan

Tietoja luovutetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa tai muussa tietojen luovuttamista koskevassa lainsäädännössä säädetyin perustein.

Vastaanottajat, joille henkilötietoja säännönmukaisesti siirretään tai luovutetaan:

• nimitysasioissa muille tuomioistuimille, Tuomioistuinvirastolle, tuomarinvalintalautakunnalle ja tuomarinkoulutuslautakunnalle
• harjoittelijoiden ja vastaavien henkilöiden osalta oppilaitoksille, kuntien työvoimapalveluille, vakuutusyhtiöille sekä siviilipalvelusmiesten osalta siviilipalveluskeskukselle
• kiinteistö- tai turvallisuuspalveluita tuottaville palveluntarjoajille, turvallisuusviranomaisille, ulosottoviranomaisille, rahalaitoksille palkkio- ja korvausmaksutietojen muodossa, Kevalle ja verohallinnolle sekä suojelupoliisille ja kunniamerkkejä käsitteleville tahoille

Tahot, jotka säännönmukaisesti käsittelevät tietoja korkeimman hallinto-oikeuden lukuun:

• Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus (Palkeet)
• Oikeusrekisterikeskus
• keskeisten järjestelmien tietojärjestelmätoimittajat (esimerkiksi CGI, Tieto ja Visma)

Tietoja tallennetaan lisäksi järjestelmiin, joihin ulkopuoliselle henkilölle on tarpeen luoda käyttövaltuudet sovittujen tehtävien hoitamista varten.

Tietoja voidaan luovuttaa myös muille vastaanottajille siltä osin kuin yleisöjulkisuuden tai muu tiedon antamista koskevan velvollisuuden lain mukainen toteuttaminen sitä edellyttää. Toiminnan luonteen vuoksi kaikki tietojen mahdolliset vastaanottajat eivät ole ennalta tiedossa eikä niitä siksi ole mahdollista tyhjentävästi luetella.

9 Henkilötietojen siirtäminen kolmansiin maihin

Lähtökohtaisesti tietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Mikäli sovitaan, että toimittaja saa siirtää henkilötietoja Euroopan talousalueen ulkopuolelle, sopijapuolet huolehtivat siitä, että henkilötietojen siirto toteutetaan Suomessa sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

10 Tietojen säilytysajat

Korkeimman hallinto-oikeuden ulkopuolisten henkilöiden henkilötietojen säilytysajat pohjautuvat arkistonmuodostussuunnitelmaan. Määräajan säilytettävät asiakirjat voidaan hävittää määräajan päätyttyä.

11 Profilointi

Henkilötietojen käsittelyssä ei käytetä profilointia.

12 Rekisteröidyn oikeudet

EU:n tietosuoja-asetuksessa tai muussa tapauksen mukaan soveltuvassa henkilötietojen suojaa koskevassa lainsäädännössä (molemmat jäljempänä yhdessä tietosuojalainsäädäntö) on säädetty rekisteröityjen oikeuksista. Tällaisia oikeuksia ovat muun ohella:

• tarkastusoikeus
• oikeus saada tietoja oikaistuksi, täydennetyiksi tai poistetuksi
• oikeus saada tietojen käsittelyä rajoitettua
• vastustamisoikeus
• oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Tarkempia tietoja rekisteröidyn oikeuksista sekä oikeuksien sisällöstä ja käyttämisestä on saatavilla rekisteröityjen oikeuksia koskevasta tiedonannosta