Kirjaamosihteerit

Tiina Kaplaan työt kirjaamosihteerinä KHO:ssa alkoivat vuonna 2011. Ylioppilaaksi valmistuttuaan Kaplas jatkoi nopeasti työelämään ja ehti hankkia monipuolista työkokemusta muun ohella yrittäjänä, asiakaspalvelutehtävissä sekä julkisella sektorilla, ennen kuin hän haki KHO:ssa avoinna ollutta virkaa.

Heli Hietala valmistui ylioppilasmerkonomiksi Lappeenrannan kauppaoppilaitoksesta, jonka jälkeen luki omaksi ilokseen hallintotieteitä Vaasan avoimessa yliopistossa. Hietala työskenteli muun muassa rahastoyhtiössä ja maistraatissa ennen kuin siirtyi KHO:een vuonna 2012 huomatessaan talossa auki olleen viran.

Kirjaamosihteerin toimenkuvaan kuuluu KHO:een tulevien asiakirjojen kirjaamista ja välittämistä oikeille jaostoille ja henkilöille. Yhteydenotot käsitellään saapumisjärjestyksessä, mikä tarkoittaa sitä, että kirjaamon työpäivissä on paljonkin vaihtelevuutta. Tavalliseen työpäivään sisältyy esimerkiksi sähköpostien ja kirjallisen postin jaottelua eri jaostoille, saapuvien asiakirjojen valvomista sähköisessä asianhallintajärjestelmässä ja puheluihin vastaamista.

”Aina tulee yllättäviä kysymyksiä, joita ei ole ikinä ennen kysytty. Näitä voimme sitten yhdessä kirjaamon kesken pähkäillä”, Kaplas valottaa.

Kirjaamosihteerin työpöydän kautta kulkee laaja kirjo eri asiaryhmiä, mikä vaatii itsenäistä ongelmanratkaisukykyä ja kapasiteettia ymmärtää laajoja kokonaisuuksia, jotta asiakirjat löytävät oikeisiin asioihin. Eri muodoissa olevat asiakirjat täytyy osata tunnistaa ja ryhmitellä, sillä lähes kaikki asiakirjat syötetään sähköiseen asianhallintajärjestelmään, josta lainkäyttöhenkilökunta voi ne löytää. Lukuisiin tiedusteluihin vastatessa kirjaamosihteerin täytyy muun muassa tietää mikä on olennaista informaatiota, mikä on salassa pidettävää tietoa ja mikä ei.

”Ulospäin olemme KHO:n kasvot ja välillä ainoa ihmiskontakti organisaatioon, jolloin asiakaspalvelutaidot ja asiakkaiden kohtaaminen on erittäin tärkeää”, Kaplas kertoo. ”Työ vaatii kärsivällisyyttä ja pelisilmää, joka kehittyy kokemuksen myötä, sillä mitään valmista kaavaa asiakaskohtaamisiin ei ole”, Hietala jatkaa.

KHO:ssa Kaplas ja Hietala nauttivat varsinkin uusista tiloista, jotka ovat kasvattaneet kirjaamon yhteisöllisyyttä. Tärkeänä he pitävät myös avoimen keskustelun kulttuuria, jonka yhteinen pitkä työhistoria on kehittänyt. ”Asiat voidaan puida suoraan ilman pelkoa loukkaantumisesta”, Hietala kuvailee.

Korkeimman hallinto-oikeuden kirjaamossa ja asiakaspalvelussa työskentelee seitsemän työntekijää.