Muu päätös 781/2015

Asia Asiakirjajulkisuutta koskeva valitus

Valittaja A

Päätös, jota valitus koskee

X-ministeriö 2.10.2013 nro OKM/2/092/2013

Asian käsittely X-ministeriössä

Z:n toimittaja A on 12.9.2013 pyytänyt saada X-ministeriöltä nähtäväksi ministeri B:n viralliset päiväohjelmat/kalenterin kesästä 2011 alkaen.

Valtioneuvoston viestintäjohtaja on samana päivänä kieltäytynyt antamasta A:lle ministeri B:n kalenteria katsoen, että se ei ole julkinen asiakirja. Viestintäjohtaja on vielä 16.9.2013 ilmoittanut, että virallista päiväohjelmaa/kalenteria ei ole eikä ministerin kalenteri ole julkinen.

A on 17.9.2013 saattanut asian X-ministeriön ratkaistavaksi pyytäen saada nähtäväksi ministeri B:n virkakalenterin kesästä 2011 alkaen.

X-ministeriö on valituksenalaisella päätöksellään 2.10.2013 hylännyt A:n asiakirjapyynnön. Ministeriö on viitaten viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (julkisuuslaki) 5 §:n 2 ja 4 momenttiin sekä 24 §:n 1 momentin 7 ja 32 kohtaan ilmoittanut, että se ei luovuta kalenteritietoja.

Päätöksen perusteluina on lausuttu muun ohella seuraavaa:

Ministeri B käyttää sähköistä kalenteria. Samaan kalenteriin on tallennettu aikataulut ja tapaamiset, jotka liittyvät ministerintoimeen, toimintaan puolueen jäsenenä ja puheenjohtajana sekä yksityismenot. Siten voidaan todeta, että ministeri B:llä ei ole erillistä virkakalenteria.

X-ministeriön tiedonhallintasuunnitelman (arkistonmuodostussuunnitelman) mukaan ministerien aikataulukalentereita ei rekisteröidä ministeriön diaariin eikä myöskään tallenneta ministeriön arkistoon.

Valtioneuvoston kanslia on 6.10.2010 vahvistanut ohjeen hallitusten asiakirjojen käsittelystä ja arkistoinnista. Sen mukaan jokainen hallitus on oma arkistonmuodostajansa, ja arkistot kootaan ministeriöistä valtioneuvoston kanslian arkistoon, kun hallitus vaihtuu. Ohjeen liitteenä olevan hallitusten arkistonmuodostussuunnitelman mukaan sihteerin ylläpitämät ministerin aikataulukalenterit tai tulosteet sähköisestä kalenterista ovat arkistoitavia asiakirjoja, mutta salassa pidettäviä.

Julkisuuslain 5 §:n 5 momentin mukaan lain 24 §:ssä säädettyjä salassapitoperusteita sovelletaan myös lain 5 §:n 4 momentissa tarkoitettuihin asiakirjoihin. Salassapitoperusteita sovelletaan siis riippumatta siitä, onko asiakirja liitettävä arkistoon.

Ministerin kalenteriin merkityt yksityismenot kuuluvat perustuslain 10 §:ssä säädetyn yksityiselämän suojan piiriin ja ovat julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 32 kohdan perusteella salassa pidettäviä. Aikataulut ja tapaamiset, jotka liittyvät toimintaan puolueen jäsenenä, jäävät julkisuuslain soveltamisalan ulkopuolelle niiden ollessa julkisuuslain 5 §:n 2 momentin perusteella ministeriön toimialaan ja tehtäviin liittymättömiä asiakirjoja ja tietoja.

Ministerintointa koskevan kalenterin antaminen mahdollistaisi ministerin päiväohjelmien, kulkureittien ja säännöllisten aikataulurutiinien selvittämisen. Näiden tietojen julkiseksi tuleminen vaarantaisi merkittävässä määrin ministerin turvallisuuden ja vaikeuttaisi turvajärjestelyjen toteuttamista. Ministerintointa koskeva kalenteri on siten salassa pidettävä julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 7 kohdan perusteella.

Johtopäätöksinä on lausuttu seuraavaa:

Ministeri B:n kalenterin sisältö ei liity pelkästään ministerintoimen hoitoon, vaan kalenteri sisältää myös julkisuuslain soveltamisalaan kuulumattomia ja salassa pidettäviä aikataulutietoja (toimintaan puolueen jäsenenä liittyvät menot sekä yksityismenot). Siltä osin kuin kalenteri koskee ministerintoimeen liittyviä aikatauluja ja tapaamisia, se on sisällöltään salassa pidettävä, jotta ministerin turvallisuus voidaan taata.

X-ministeriön arkistonmuodostussuunnitelman mukaan ministerin kalenterit eivät kuulu ministeriössä arkistoitavaan asiakirja-aineistoon, joten kalenteritiedoista ei muodostu julkisuuslaissa tarkoitettuja X-ministeriön asiakirjoja. Valtioneuvoston kanslia kerää hallituksen vaihtuessa arkistoonsa ne asiakirjat, jotka mainitaan hallitusten arkistonmuodostussuunnitelmassa. Sen mukaan hallituksen toimikauden jälkeen muodostuvassa asiakirja-aineistossa ministerin kalenteritiedot ovat määrätty salassa pidettäviksi.

Käsittely korkeimmassa hallinto-oikeudessa

A on valituksessaan vaatinut, että X-ministeriön päätös kumotaan. Vaatimuksen perusteluina on esitetty muun ohella seuraavaa:

Ministerin käyttämä ja hänen työtehtäviensä hoidossa syntyvä kalenteri on julkinen asiakirja niiltä osin kuin aikataulut ja tapaamiset liittyvät ministerintoimeen.

Ministeriö on kieltäytynyt luovuttamasta kalenteria vetoamalla sen sähköiseen muotoon. Kalenteri on kuitenkin asiakirja riippumatta sisällön tallennusmuodosta.

Ministeriö vetoaa myös siihen, ettei se laatimansa ja vahvistamansa tietohallintosuunnitelman perusteella rekisteröi kalenteria diaariin eikä myöskään talleta sitä arkistoonsa. Tämän tueksi se esittää valtioneuvoston kanslian ohjeen asiakirjojen käsittelystä ja arkistoinnista. Ministeriön oma tulkinta ja valtioneuvoston ohje eivät syrjäytä julkisuuslakia.

Edelleen ministeriö käyttää salaamisen perusteena sitä, että kalenteri sisältää tietoja ministerin yksityisistä menoista ja poliittisesta toiminnasta. Tämäkin perustelu on kestämätön sen vuoksi, että yleisen käytännön mukaan tällaiset ei-julkiset tiedot peitetään ennen asiakirjatulosteen luovuttamista. A haluaa lisäksi painottaa, että tiedonintressi tietopyynnössä koski ainoastaan ministerin julkista toimintaa julkisessa tehtävässä, ei lainkaan yksityiselämää.

Ministeriö vetoaa myös ministerin turvallisuuteen ja liikkumiseen, päivärutiineihin ja aikatauluihin liittyviin seikkoihin. Tältäkään osin päätös ei kestä lähempää tarkastelua. Työskentely erilaisine kokouksineen ja tapaamisineen ministeriön sisällä on turvattu valtioneuvoston omin turvallisuusjärjestelyin. Aikataulutiedot ministereiden säännöllisistä käynneistä esimerkiksi eduskunnan täysistunnoissa ovat jo vuosikymmeniä olleet julkisia. Esimerkiksi virka-autojen ajopäiväkirjojen julkisuutta koske³vissa tuomioistuinratkaisuissa on katsottu, ettei niiden julkistus uhkaa kenenkään turvallisuutta. Lisäksi ministerin työ on luonteeltaan pitkälti kaikkea muuta kuin päivittäin toistuvien aikataulurutiinien seuraamista. Tietojen julkistaminen alituisesti muutostilassa olevasta ja vaihtuvasta toiminnasta ei aiheuta turvallisuusriskiä.

Muodollisiin seikkoihin ja selityksiin takertumisen sijasta on ennen kaikkea otettava huomioon julkinen intressi saada tietoa päätöksentekijän toiminnasta.

Ministeriö on lausunnossaan esittänyt, että valitus hylätään.

Ministeriö on viitannut päätöksessään esittämäänsä ja lausunut lisäksi muun ohella seuraavaa:

Valituksen mukaan ministeriö olisi kieltäytynyt luovuttamasta pyydettyä asiakirjaa vetoamalla sen muotoon. Kuten päätöksestä voidaan todeta, tällaista perustetta ei ole esitetty.

Ministeriön voimassa olevan arkistonmuodostamissuunnitelman mukaan ministerien kalentereita ei tallenneta ministeriön arkistoon.

Valituksessa viitatut sisällöltään yleisluonteiset ajopäiväkirjat eivät ole rinnasteisia ministerin kalenterin sisältöön. Kalenteri sisältää yksityiskohtaista tietoa ministerin päiväohjelmista ja aikataulurutiineista, joten sen mahdollinen julkisuus vaikuttaa suoraan ministerin henkilökohtaiseen turvallisuuteen vaikeuttaessaan ministeriin kohdistuvien turvajärjestelyjen toteuttamista. Tämän takia kalenteri on ministerintoimeen liittyvien aikataulujen ja tapaamisten osalta sisällöltään salassa pidettävä.

Ministeriö julkaisee joka viikko tiedotusvälineiden käyttöön ennakkotiedotteen, johon on koottu tulevan kahden viikon ajalta tietoja eräistä julkisista ministereiden ja valtiosihteereiden puhetilaisuuksista ja ministeriön tapahtumista kuten seminaareista ja julkistamis- ja tiedotustilaisuuksista. Ennakkotiedote sisältää näin ollen tietoja myös eräistä julkisen palvelun kannalta olennaisista tilaisuuksista, joihin ministeri osallistuu.

A on ilmoittanut, että aihetta vastaselityksen antamiseen ei ole.

Korkeimman hallinto-oikeuden ratkaisu

Korkein hallinto-oikeus on tutkinut asian.

Valitus hylätään.

Perustelut

Sovellettavat oikeusohjeet

Suomen perustuslain 12 §:n 2 momentin mukaan viranomaisen hallussa olevat asiakirjat ja muut tallenteet ovat julkisia, jollei niiden julkisuutta ole välttämättömien syiden vuoksi lailla erikseen rajoitettu. Jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta ja tallenteesta.

Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (julkisuuslaki) 1 §:n 1 momentin mukaan viranomaisten asiakirjat ovat julkisia, jollei mainitussa tai muussa laissa erikseen toisin säädetä.

Julkisuuslain 3 §:n mukaan mainitussa laissa säädettyjen tiedonsaanti³oikeuksien ja viranomaisten velvollisuuksien tarkoituksena on toteuttaa avoimuutta ja hyvää tiedonhallintatapaa viranomaisten toiminnassa sekä antaa yksilöille ja yhteisöille mahdollisuus valvoa julkisen vallan ja julkisten varojen käyttöä, muodostaa vapaasti mielipiteensä sekä vaikuttaa julkisen vallan käyttöön ja valvoa oikeuksiaan ja etujaan.

Julkisuuslain 5 §:n 1 momentin mukaan asiakirjalla tarkoitetaan mainitussa laissa kirjallisen ja kuvallisen esityksen lisäksi sellaista käyttönsä vuoksi yhteen kuuluviksi tarkoitetuista merkeistä muodostuvaa tiettyä kohdetta tai asiaa koskevaa viestiä, joka on saatavissa selville vain automaattisen tietojenkäsittelyn tai äänen- ja kuvantoistolaitteiden taikka muiden apuvälineiden avulla.

Pykälän 2 momentin 1. virkkeen mukaan viranomaisen asiakirjalla tarkoitetaan viranomaisen hallussa olevaa asiakirjaa, jonka viranomainen tai sen palveluksessa oleva on laatinut taikka joka on toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten tai muuten sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa.

Pykälän 4 momentin mukaan lakia sovelletaan viranomaisissa työskentelevien sekä viranomaisten ja niiden lukuun toimivien yksityisten ja yhteisöjen välisiä neuvotteluja, yhteydenpitoa ja muuta niihin verrattavaa viranomaisten sisäistä työskentelyä varten laadittuihin asiakirjoihin vain, jos asiakirjat sisältävät sellaisia tietoja, että ne arkistolainsäädännön mukaan on liitettävä arkistoon. Jos asiakirjat kuitenkin liitetään arkistoon, viranomainen voi määrätä, että tietoja niistä saa antaa vain viranomaisen luvalla.

Arkistolain 6 §:n 1 momentin mukaan arkistoon kuuluvat asiakirjat, jotka ovat saapuneet arkistonmuodostajalle sen tehtävien johdosta tai syntyneet arkistonmuodostajan toiminnan yhteydessä.

Arkistolain 7 §:n 2 momentin mukaan arkistotointa on hoidettava siten, että se tukee arkistonmuodostajan tehtävien suorittamista sekä yksityisten ja yhteisöjen oikeutta saada tietoja julkisista asiakirjoista, että yksityisten ja yhteisöjen oikeusturva samoin kuin tietosuoja on otettu asianmukaisesti huomioon ja että yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvaan liittyvien asiakirjojen saatavuus on varmistettu sekä että asiakirjat palvelevat tutkimuksen tiedon lähteinä.

Julkisuuslain 9 §:n 1 momentin mukaan jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen.

Julkisuuslain esityöt

Julkisuuslakia koskevan hallituksen esityksen (HE 30/1998 vp) yksityiskohtaisissa perusteluissa todetaan lain 5 §:n 4 momentin osalta seuraavaa:

"Pykälän 4 momentti koskee sellaisia viranomaisen sisäisen toiminnan asiakirjoja, jotka eivät salassapitosäännösten noudattamista koskevia velvoitteita lukuun ottamatta kuuluisi lain soveltamisalaan.

Momentin mukaan lakia sovellettaisiin viranomaisissa työskentelevien sekä viranomaisten ja niiden toimeksiannosta toimivien yksityisten tai yhteisöjen välisiä neuvotteluja, yhteydenpitoa tai muuta viranomaisten sisäistä työskentelyä varten laadittuihin asiakirjoihin vain, jos ne sisältävät sellaisia tietoja, että ne arkistolainsäädännön mukaan on liitettävä arkistoon.

Viranomaisissa toimivien välistä yhteydenpitoa varten laadituilla asiakirjoilla tarkoitetaan viranomaisen sisäisiä kokouksia tai sisäistä hallintoa varten laadittuja viestejä, tiedotteita, muistioita, pöytäkirjoja ja muita sellaisia asiakirjoja. Viranomaisen lukuun toimeksiantotehtäviä suorittavien ja viranomaisissa toimivien neuvottelua ja muuta yhteydenpitoa varten laadittuja asiakirjoja pidettäisiin ehdotuksen mukaan viranomaisen sisäisinä asiakirjoina.

Merkittävä osa momentissa tarkoitetusta aineistosta on vapaamuotoisia tiedotteita tai muita keskusteluja korvaavia viestejä, joita ei käytännössä edes luetteloida tai arkistoida. Asiakirjat jäisivät lain soveltamisalan ulkopuolelle, jos ne eivät sisällä sellaisia tietoja, että ne tulisi arkistolainsäädännön mukaan liittää arkistoon. Arkistolain soveltamisala vastaa lakiehdotuksen soveltamisalaa. Arkistotointa on arkistolain mukaan hoidettava siten, että se tukee arkistonmuodostajan tehtävien suorittamista sekä yksityisten ja yhteisöjen oikeutta saada tietoja julkisista asiakirjoista. Arkistotoimelta edellytetään myös, että yksityisten ja yhteisöjen oikeusturva samoin kuin tietosuoja on otettu asianmukaisesti huomioon ja että yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvaan liittyvien asiakirjojen saatavuus on varmistettu sekä että asiakirjat palvelevat tutkimusta tiedon lähteinä. Viranomaisen ja muun arkistonmuodostajan on arkistolain 8 §:n mukaan määrättävä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja -tavat sekä ylläpidettävä niistä arkistonmuodostussuunnitelmaa. Arkistolaitos määrää, mitkä asiakirjat tai asiakirjoihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi.

Lainsäädännössä, muun muassa hallintomenettelylaissa, säädetään velvollisuudesta perustella päätökset ja asiakirjoihin merkittävistä tiedoista. Ehdotus ei kaventaisi mahdollisuuksia saada tietoja perusteluvelvollisuuden piiriin kuuluvien asioiden ratkaisuun vaikuttavista tai sen perusteita koskevista tiedoista. Momentissa ei siten ole kysymys asiakirjoista, jotka kuvaisivat julkisen vallan käyttämistä, eikä niitä siten voida pitää julkisuusperiaatteen toteutumisen kannalta keskeisinä asiakirjoina. Säännöstä on pidettävä välttämättömänä selkeyssyistä sekä viranomaisissa toimivien mielipiteen vaihdon ja muiden normaalien kommunikointimahdollisuuksien turvaamiseksi.

Kuten edellä on todettu, momentissa lueteltuja lain soveltamisalan ulkopuolelle jääviä asiakirjoja ei tavallisesti arkistoida. Jos tällaisia asiakirjoja on kuitenkin liitetty arkistoituun asiakirja-aineistoon, viranomainen voisi ehdotuksen mukaan määrätä, että niistä saa antaa tietoja vain viranomaisen luvalla. Jollei edellä tarkoitettuihin asiakirjoihin, jotka siirretään arkistolaitokseen, ole tehty päätösvallan pidättämisestä merkintää, asiakirjojen luovutusta koskevassa harkinnassa voidaan olettamana pitää sitä, että näidenkin asiakirjojen julkisuus määräytyy yleisten säännösten mukaan.

Muita momentissa tarkoitettuja sisäistä työskentelyä varten laadittuja asiakirjoja olisivat muun muassa henkilöstön virkistystoimintaa koskevat ja muut niihin rinnastettavat asiakirjat sekä esimerkiksi työajan seurantajärjestelmät samoin kuin viranomaisen vapaamuotoiseen rutiiniasioiden viestintään käytettävät muistiinpanoluonteisia asiakirjoja sisältävät tai välittävät järjestelmät.

Virkamiesten ja vastaavasti viranomaisen toimeksiantotehtävää suorittavan ja viranomaisen edustajien välisen kommunikoinnin ja mielipiteidenvaihdon vapauden säilyttäminen on välttämätöntä viranomaisen toiminnan turvaamiseksi. Rajoitusperustetta harkittaessa on otettu huomioon hallitusmuodon 10 §:n 2 momentti sekä perusoikeuksien rajoituksia koskevat yleiset opit, joita on lähemmin selostettu lakiehdotuksen 24 §:n perusteluissa. Koska hyvää ja monipuolista valmistelua sekä virkamiesten vapaata mielipiteenvaihtoa voidaan pitää tärkeinä yleisinä etuina ja koska rajoitus tulee sovellettavaksi vain arkistointivelvollisuuden ulkopuolelle jääviin asiakirjoihin, säännöksen mukaisen tiedonsaannin rajoituksen voidaan katsoa olevan mahdollinen hallitusmuodon 10 §:n 2 momentin sekä perusoikeuksien rajoittamista koskevien yleisten oppien mukaan. Ulkomaisissa julkisuutta koskevissa laeissa, kuten Ruotsin painovapausasetuksen 2 luvun 9 §:ssä, vastaavan tyyppiset asiakirjat on säännönmukaisesti rajattu julkisuuslainsäädännön soveltamisalan ulkopuolelle."

Arkistolain esityöt

Arkistolakia koskevan hallituksen esityksen (HE 187/1993 vp) yleis³perusteluissa todetaan muun ohella seuraavaa:

"Arkistolailla on kiinteä yhteys asiakirjojen julkisuutta koskeviin säännöksiin. Asiakirjojen säilyttäminen on toisaalta edellytyksenä niiden julkisuuden toteutumiselle. Toisaalta on ongelmallista säädellä sellaisten asiakirjojen säilyttämistä, joiden julkisuutta ei ole järjestetty. Tutkimuksen ja kulttuuriperinnön säilyttämisen tarpeet saattavat kuitenkin eräissä tapauksissa edellyttää arkistolainsäädännön ulottamista asiakirjojen julkisuussäännöksiä laajemmalle. Lakiehdotuksessa on pyritty siihen, että lain käsitteistö ja soveltamisalue olisivat ainakin asiallisesti mahdollisimman pitkälle samat kuin valmisteilla olevassa asiakirjojen julkisuuslainsäädännön kokonaisuudistuksessa."

Hallituksen esityksen yksityiskohtaisissa perusteluissa todetaan lain 6 §:n osalta muun ohella seuraavaa:

"Arkistoon kuuluvat periaatteessa kaikki arkistonmuodostajalle sen tehtävien johdosta saapuneet tai sen toiminnan tuloksena syntyneet asiakirjat. Käytännössä ratkaistavaksi jää kysymys siitä, milloin esimerkiksi arkistonmuodostajan palveluksessa olevalle yksittäiselle henkilölle saapuneet asiakirjat liittyvät siinä määrin olennaisesti arkistonmuodostajan tehtävien hoitamiseen, että ne kuuluvat arkistonmuodostajan arkistoon ja milloin niitä on pidettävä luonteeltaan yksityisinä asiakirjoina."

Hallituksen esityksen yksityiskohtaisissa perusteluissa todetaan lain 7 §:n osalta muun ohella seuraavaa:

"Arkistotoimen tavoitteet suuntautuvat kolmelle taholle. Arkistotoimi on järjestettävä ja hoidettava siten, että asiakirjat tukevat ja edistävät arkistonmuodostajan itsensä päivittäistä toimintaa. Tässä mielessä arkistotoimi liittyy osana viranomaisen tietohallintoon. Arkistotoimi tulee myös hoitaa niin, että yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvaan liittyvien tietojen ja asiakirjojen säilyminen ja saatavuus samoin kuin tarvittaessa niiden salassapito on varmistettu. Tähän liittyen arkistotoimen on palveltava myös niitä tavoitteita, joita asiakirjojen julkisuuslainsäädännössä asetetaan. Pitkällä aikavälillä arkistotoimen kolmas keskeinen tavoite on tieteellisen tutkimuksen palveleminen, minkä vuoksi osa asiakirjoista tulee säilyttää pysyvästi."

Oikeudellinen arviointi ja lopputulos

Valituksessa esitetyn perusteella A:n vaatimuksen X-ministeriön päätöksen kumoamisesta on katsottava koskevan ainoastaan niitä ministeri B:n sähköisen kalenterin merkintöjä, jotka liittyvät ministerintoimen hoitamiseen. Valitus ei siten kohdistu niihin kalenterimerkintöihin, jotka koskevat hänen yksityisiä menojaan tai toimintaansa puolueen jäsenenä ja puheenjohtajana.

Ministeriö on päätöksessään katsonut muun ohella, että kalenterimerkintöihin ei julkisuuslain 5 §:n 4 momentissa säädetyn perusteella sovelleta mainittua lakia.

Korkein hallinto-oikeus on pyynnöstään saanut ministeriöltä käyttöönsä ministeri B:n sähköisen kalenterin merkinnät paperitulosteina ajanjaksoilta 29.8.–2.10.2011 sekä 25.2.–31.3.2013.

Aineistoon tutustumisen perusteella kalenteri on luonteeltaan ministerin ajankäytön suunnittelua ja aikatauluissa pysymistä palveleva apuväline. Sisältönsä ja tarkoituksensa perusteella se on julkisuuslain 5 §:n 4 momentissa tarkoitettu neuvotteluihin ja yhteydenpitoon verrattavaa viranomaisen sisäistä työskentelyä varten laadittu asiakirja.

Julkisuuslakia sovelletaan tällaisiin asiakirjoihin edellä mainitun lainkohdan pääsäännön mukaan vain sillä edellytyksellä, että ne sisältävät sellaisia tietoja, että ne on arkistolainsäädännön mukaan liitettävä arkistoon.

Ministeriön mukaan ministerien aikataulukalentereita ei tallenneta ministeriön arkistoon. Hallitusten asiakirjojen käsittelyä ja arkistointia koskevan valtioneuvoston kanslian 6.10.2010 hyväksymän ohjeen (5/2010) mukaan jokainen hallitus on oma arkistonmuodostajansa, jolle muodostuu oma arkisto. Hallituksen erottua arkistot kootaan ministeriöistä valtioneuvoston kanslian arkistoon. Kunkin hallituksen arkiston muodostavat muun muassa ministereiden, ministerin toimikaudeksi nimitettyjen valtiosihteereiden ja ministereiden erityisavustajien tehtävien hoidossa syntyneet tai vastaanotetut asiakirjat. Arkistoon eivät sen sijaan kuulu asiakirjat, jotka kertyvät ministereille yksityishenkilönä, puolueen puheenjohtajana tai kansanedustajana. Ohjeen liitteenä olevan hallitusten arkistonmuodostussuunnitelman 20.10.2010 mukaan sihteerin pitämät ministerin aikataulukalenterit tai tulosteet sähköisestä kalenterista ovat pysyvästi säilytettäviä, salassa pidettäviä ja tutkimusluvan alaisia asiakirjoja.

Kalenterimerkinnät ovat ministerintoimeen liittyvien tapaamisten ja tilaisuuksien osalta pelkistettyjä. Ne eivät sisällä perusteluvelvollisuuden piiriin kuuluvien asioiden ratkaisuun vaikuttavia tai niiden perusteita koskevia tietoja vaan kysymys on sisäistä työskentelyä varten laaditusta ministerin apuvälineestä. Edellä lausuttuun nähden merkintöjen ei voida katsoa olevan julkisuusperiaatteen tarkoituksen toteutumisen kannalta keskeisiä eikä kalenterin voida arvioida sisältävän sellaisia tietoja, että se olisi arkistolainsäädännön mukaan liitettävä arkistoon ollessaanX-ministeriön hallussa. Korkein hallinto-oikeus kiinnittää huomiota myös siihen, että käytössä oleva kalenteri luonteensa vuoksi sisältää myös tulevaisuuteen kohdistuvia ja mahdollisesti myös muuttuvia tietoja.

Ministeriö on siten voinut hylätä A:n asiakirjapyynnön ministerintoimeen liittyvien kalenterimerkintöjen osalta sillä perusteella, että niihin ei julkisuuslain 5 §:n 4 momentin perusteella sovelleta mainittua lakia.

Tällä päätöksellä ei ole tarpeen ottaa kantaa siihen, menettääkö kalenteri ministerintoimeen liittyvine merkintöineen luonteensa sisäistä työskentelyä varten laadittuna asiakirjana tultuaan hallituksen erottua luovutetuksi valtioneuvoston kanslian arkistoon ja tuleeko se siten tuossa vaiheessa julkisuuslain soveltamisen piiriin.

Ministeriön päätös ei ole valituksenalaiselta osin lainvastainen. Tämän vuoksi ja kun otetaan huomioon julkisuuslain 33 §:n 1 momentti ja hallintolainkäyttölain 7 §:n 1 momentti, A:n valitus on hylättävä.

Asian ovat ratkaisseet hallintoneuvokset Riitta Mutikainen, Hannu Ranta, Tuomas Lehtonen, Mika Seppälä ja Janne Aer. Asian esittelijä Mikko Rautamaa.