Beskrivning av handlingsoffentligheten

1 Innehållet i och syftet med beskrivningen av handlingsoffentligheten

En informationshanteringsenhet ska enligt 28 § i lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019; informationshanteringslagen) för genomförande av offentlighetsprincipen upprätthålla en beskrivning av de informationslager och ärenderegister som den förvaltar.

Med hjälp av uppgifterna i beskrivningen av handlingsoffentligheten kan allmänheten och parter bättre specificera sin begäran om uppgifter på det sätt som förutsätts i 13 § 1 mom. i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999; offentlighetslagen). En begäran om uppgifter ska specificeras på så sätt att myndigheten kan utreda vilken handling eller vilka handlingar begäran gäller.

Syftet med en beskrivning av handlingsoffentligheten är att ge en allmän bild av informationshanteringsenhetens informationshantering och ärenderegister. Högsta förvaltnignsdomstolen är en sådan informationshanteringsenhet som avses i informationshanteringslagen.

Ett ärenderegister utgörs av de olika avsnitten av en informationshanteringsenhets ärendehantering och de informationslager som den ansvarar för. Ett ärenderegister är ett logiskt informationslager, som innehåller flera informationslager, som å ena sidan bildas av registreringsuppgifter som antecknats i ärendehanteringen och informationssystemen och å andra sidan av informationsmaterial och handlingar i såväl digital form som i pappersform. Sökparametrarna för informationsmaterial och handlingar varierar mellan ett ärenderegisters olika avsnitt och mellan informationslagren. De uppgifter som gör det lättare att framföra en begäran om uppgifter har beskrivits enligt informationsmaterial i beskrivningen av handlingsoffentligheten.

2 Om förutsättningarna för utlämnande av uppgifter

Om en handling är offentlig, och övriga omständigheter inte begränsar utlämnandet av en handling, behöver den som framför en begäran om uppgifter inte motivera begäran eller meddela för vilket syfte informationen används.

Då begäran avser uppgifter ur en sekretessbelagd handling eller en handling, ur vilka uppgifter kan lämnas ut enbart under vissa förutsättningar, ska användningssyftet för uppgifterna meddelas. Högsta förvaltningsdomstolen kan utöver informationen om användningsändamålet behöva andra uppgifter för att förvissa sig om att utlämnandet av uppgiften är lagenligt. Till exempel är en förutsättning för utlämnande av handlingar med personuppgifter att den som framför begäran om uppgifter ger en utredning om skyddet av personuppgifter (13 § 2 mom. i offentlighetslagen). Också det begärda sättet för utlämnandet av en uppgift kan påverka de tilläggsuppgifter som behövs (offentlighetslagen 16 §).

I samband med besvarandet av en begäran om uppgifter uppkommer ofta ett behov av att ställa preciserande frågor, varför behandlingen av en begäran om uppgifter kan främjas av att kontaktuppgifter lämnas. Kontaktuppgifter är dock inte en förutsättning för att få en begäran besvarad ifall uppgiften kan lämnas ut avgiftsfritt.

En begärd kopia eller utskrift av en handling kan lämnas ut antingen elektroniskt eller i pappersform. En avgift kan tas ut för ett utdrag och en kopia oberoende av formen för utlämnandet. Det är möjligt att ta del av de uppgifter som inte kan överlåtas elektroniskt eller i pappersform i högsta förvaltningsdomstolens lokaler.

Närmare information om betalningsgrunderna för utlämnande av uppgifter finns i justitieministeriets förordning om avgifter för domstolars och vissa justitieförvaltningsmyndigheters prestationer 2022–2024. (Läs om förordningen 1121/2021 i Finlex.)

3 Begäran om uppgifter i praktiken

En begäran om uppgifter riktad till högsta förvaltningsdomstolen mottas av registratorskontoret, vars kontaktuppgifter är:

Besöksadress: Fabiansgatan 15, 00130 Helsingfors
Växel: 029 56 40200
Fax: 029 56 40382
Registratorskontor: 029 56 40260
E-post: [email protected]

Högsta förvaltningsdomstolens registratorskontor är öppet vardagar kl. 8.00–16.15.

I anslutning till högsta förvaltningsdomstolens registratorskontor är det möjligt att bekanta sig med handlingar avgiftsfritt kl. 8.00–16.00. En tid för detta bör bokas i förväg av registratorskontoret, så att handlingarna hinner tas fram i tid inför besöket. Det är möjligt att begära kopior utav handlingar som varit föremål för granskning av registratorskontoret. Kopiorna kan vara avgiftsbelagda (se punkt 2 i fråga om betalningsgrunder).

Närmare uppgifter om utövande av en registrerads dataskyddsrättigheter finns i högsta förvaltningsdomstolens dataskydds- och behandlingsbeskrivningar .

4 Besvarande av en begäran om uppgifter

En uppgift ur en offentlig handling ges så fort som möjligt, senast inom två veckor från det att en begäran om uppgifter uppgjorts. Om behandlingen och avgörandet av ärendet kräver särskilda åtgärder eller en större arbetsmängd än vanligt, utlämnas en uppgift ur en offentlig handling eller avgörs ärendet senast inom en månad från det att begäran om uppgifter uppgjorts (offentlighetslagen 14 § 4 mom.).

5 Begäran om uppgifter som gäller sekretessbelagt informationsmaterial

Om en begäran om uppgifter gäller en sekretessbelagd handling eller sekretessbelagt informationsmaterial, förutsätts tillstånd av myndigheten för att få uppgifterna (offentlighetslagen 28 §). Om inte något annat föreskrivs genom lag, kan en myndighet i enskilda fall bevilja tillstånd att ta del av en sekretessbelagd handling för vetenskaplig forskning eller statistikföring eller för ett sådant planerings- eller utredningsarbete som en myndighet utför, om det är uppenbart att de intressen som sekretessplikten är avsedd att skydda inte kränks om uppgifter lämnas ut.

Vid en begäran om en uppgift ur en sekretessbelagd handling, ska den som ansöker om tillstånd meddela användningssyftet för uppgifterna. Den som ansöker om tillstånd ska se till att nödvändiga åtgärder vidtas för att skydda åtgärderna mot obehörigt tillträde, överlåtelse och annan olaglig behandling. Tillstånd kan inte beviljas då det finns motiverade grunder att tvivla på sökandens förmåga att skydda de mottagna uppgifterna.

Den som i ett ärende är sökande eller anför besvär eller någon annan vars rätt, fördel eller skyldighet ärendet gäller (part) har rätt att hos den myndighet som behandlar eller har behandlat ärendet ta del av en myndighetshandling som kan eller har kunnat påverka behandlingen (offentlighetslagen 11 §). Målet med partsoffentligheten är att trygga en parts rättsskydd då en myndighet beslutar eller har beslutat om en rätt, fördel eller skyldighet som gäller parten.

6 Informationslagret för rättskipningsärenden

6.1 Informationslagrets användningssyfte

Informationslagret upprätthålls för behandling och uppföljning av rättskipningsärenden vid domstolarna.

I informationslagret registreras information om ärenden som behandlas och behandlats, parter, behandlingsskedena för ärendena och de handlingar som anknyter till behandlingen av ärendet samt uppgifter om avgörandet i ärendet.

6.2 Informationslagrets informationsmaterial

I informationslagret lagras uppgifter som krävs för behandling av ett rättskipningsärende, såsom ett diarienummer som specificerar ärendebehandlingsprocessen, ärendebeteckningen, parterna, det avgörande som är föremål för sökande av ändring, handläggningsåtgärder som vidtagits i ärendet, handlingar som uppgjorts i ärendet, behandlingsfasen för ärendet och avgörandeuppgifter.

Uppgifter ur en handling ges så fort som möjligt, senast inom två veckor efter att begäran om uppgifter har framställts. Om det krävs specialåtgärder eller större arbetsmängd än normalt för att behandla och avgöra ärendet, lämnas uppgifter ur en offentlig handling ut eller avgörande meddelas inom en månad efter att begäran framställts.

6.3 Sökparametrar för informationen

Det är möjligt att hämta uppgifter ur informationslagret för rättskipningsärenden med ärendets identifieringsuppgifter (diarienummer eller avgörandenummer), typen av ärende (ansökan, förvaltningstvistemål, besvär), uppgiftsklass eller ärendebeteckning. Uppgifter kan även hämtas med handlingstyp eller -rubrik och med användning av uppgift avseende part. I samband med en begäran om uppgifter rekommenderas det att meddela så noggranna uppgifter som möjligt om ärendet eller handlingarna, såsom diarienummer, datum för avgörandet och typ och beteckning för de handlingar som begärs, om dessa är kända. Dessa uppgifter gör det vanligtvis lättare att specificera den begärda handlingen eller att hitta den begärda uppgiften. Av högsta förvaltningsdomstolen är det också möjligt att göra förfrågningar om diarieuppgifter avseende ärenden, med vilka den som framför en begäran närmare kan specificera sin begäran om handlingar. Diarieuppgifter kan meddelas specificerade enligt till exempel ärende, diarienummer, ärendebeteckning eller en part.

6.4 Informationssystem

Informationslagret för rättskipningsärenden består av högsta förvaltningsdomstolens ärendehanteringssystem Haipa (ärendehanteringssystemet för förvaltnings- och specialdomstolar) kompletterat av det tidigare IBM Lotus Notes-baserade ärendehanteringssystemet och därtill systemet för utbetalning av rättshjälpsarvoden (Romeo) och Audico-salinspelningssystemet.

Handlingar som hör till informationslagret för rättskipningsärenden förvaras i nätmiljöer och verksamhetslokaler som är övervakade och försedda med åtkomsthantering.

6.5 Tillgång via tekniska gränssnitt

Uppgifterna är inte tillgängliga via tekniska gränssnitt.

7 Informationslagret för administrativa ärenden

7.1 Informationslagrets användningssyfte

Informationslagret för administrativa ärenden förs för uppföljning av administrativa ärenden. Administrativa ärenden är indelade i allmänna administrativa ärenden (till exempel ledning av domstolar och yttranden), personalärenden (till exempel rekrytering och administration av anställningsförhållanden), ekonomiska ärenden (till exempel planering av domstolens ekonomi och ekonomiförvaltning), informationshantering (till exempel begäran om att få ta del av en handling) och juridiska ärenden (till exempel begäran om omprövning av en avgift).

I informationslagret för administrativa ärenden registreras information om ärenden som behandlas eller behandlats, ärendenas behandlingsskeden och handlingar som anknyter till behandlingen av ärendet. Ärenderegistret förs för att tillgodose handlingsoffentligheten, specificera begäranden om uppgifter, strukturera handlingar och uppgifter som överensstämmer med dessa, ordna åtgärder som anknyter till ärendebehandlingen och följa ärendebehandlingstiderna.

7.2 Informationslagrets informationsmaterial

I informationslagret för administrativa ärenden registreras uppgifter om den som inlett ett ärende, ärendegruppen och en uppgift som specificerar ärendetypen. Därtill registreras i informationslagret information om eventuella handläggningsåtgärder som vidtagits i ärendet, såsom om inbegärda utredningar eller utlåtanden, och information om ett avgörande eller en annan åtgärd som avslutar ärendet. I fråga om handlingar specificeras typ eller beteckning, ankomst- och uppgörandetidpunkten, ankomstsätt och information om vem som sänt, uppgjort eller godkänt handlingen.

Uppgifter ur en handling ges så fort som möjligt, senast inom två veckor efter att begäran om uppgifter har framställts. Om det krävs specialåtgärder eller större arbetsmängd än normalt för att behandla och avgöra ärendet, lämnas uppgifter ur en offentlig handling ut eller avgörande meddelas inom en månad efter att begäran framställts.

7.3 Sökparametrar för informationen

Det är möjligt att hämta uppgifter ur informationslagret för administrativa ärenden till exempel med ärendets identifieringsuppgifter (ärendets id/diarienummer) och handlingens typ eller rubrik eller med uppgift om en part. I samband med en begäran om uppgifter är det nyttigt att meddela det datum då en handling getts eller ett ärende inkommit, om dessa är kända. Sådana uppgifter underlättar ofta specificeringen av den begärda handlingen. Det är möjligt att av högsta förvaltningsdomstolen göra en förfrågan också om diarieuppgifter om ett ärende, med vilka en begäran om handling kan specificeras närmare.

7.4 Informationssystem

Informationslagret för administrativa ärenden består av HILDA-ärendehanteringssystemet (Fujitsu CaseM) och Haldi-ärendehanteringssystemet (IBM Lotus Notes) och operativa informationssystem för statsförvaltningens personal- och ekonomiförvaltning, såsom Kieku, Handi och M2. HILDA-ärendehanteringssystemet har tagits i bruk etappvis från och med 25.1.2023 i högsta förvaltningsdomstolen.

Handlingar som hör till informationslagret för administrativa ärenden förvaras i nätmiljöer och verksamhetslokaler som är övervakade och försedda med åtkomsthantering.

7.5 Tillgång via tekniska gränssnitt

Uppgifterna är inte tillgängliga via tekniska gränssnitt.