Avdelningssekreterare

Milla Jokinen har studerat till tradenom i yrkeshögskolan Haaga-Helia. I HFD började hon år 2016. Arbetsplatsannonsen om en avdelningssekreterarplats lät intressant med sina arbetsuppgifter och just lämplig för Jokinen. Hon hade velat hitta arbete inom staten och HFD verkade vara en mycket aktuell arbetsplats. Jokinen började som visstidsanställd men har sedermera fått fast anställning.

Avdelningssekreterarens arbete inbegriper uppgifter som stöder rättskipningen och hänför sig till expediering, utdelning till parterna och publicering av besluten. Beslutets omfattning och antalet parter påverkar hur stort arbete behandlingen av beslutet kräver av avdelningssekreterarna. Expedieringen tar den största tiden. I expedieringen anger avdelningssekreteraren ett beslutsdatum för beslutet och granskar bland annat att beslutet har alla erforderliga underteckningar och att inga korrigeringar eller kommentarer blivit kvar i texten. Avdelningssekreteraren kontrollerar också att beslutstexten uppfyller kraven på tillgänglighet. Beslut som kräver översättning skickar avdelningssekreteraren till en översättningsbyrå. Avdelningssekreteraren säkerställer också att de i HFD som handhar kopiebeställningar får vetskap om vilka beställningar som gjorts. Till avdelningssekreterarens uppgifter hör också säkra att beslutet skickas till alla parter. Vidare hör till uppgifterna att mata in de beslut som publiceras på hemsidan och att samla alla rättegångshandlingar för arkivering och vid behov returnera handlingar till myndigheterna. Till avdelningssekreterarens uppgifter hör också textbehandling och utbetalning av rättegångsbiträdenas arvoden.

Enligt Jokinen måste en avdelningssekreterare i sitt arbete vara noggrann, systematisk och kunna hålla reda på helheter.

”Ibland har arbetsuppgifter en verkligt snäv tidtabell, så man måste också vara stresstålig”, betonar Jokinen.

Jokinen gillar speciellt det att arbetet innehåller rutiner. Genom erfarenhet ökar säkerheten på det egna kunnandet. Också arbetets regelbundna natur, den flexibla arbetstiden och möjligheten till distansarbete får tack. Det bästa med att vara avdelningssekreterare i HFD är enligt Jokinen en trevlig arbetsgemenskap och lysande kolleger.

”Jag värdesätter att avdelningssekreteraren i sitt arbete omges av avdelningssekreterarteamet. Bredvid sitter kolleger som gör samma jobb. Det är alltid möjligt att be om hjälp av andra avdelningssekreterare och vi kan tillsammans fundera på frågor som dyker upp”, förklarar Jokinen.

Sammanlagt 18 avdelningssekreterare arbetar i högsta förvaltningsdomstolen. De fördelar sig på två avdelningar och avdelningskansliet för utlänningsärenden.